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西电合同系统上线运行 实现合同管理信息化

2018-05-22    来源:西电    作者:admin    浏览次数:734

      为进一步提高学校合同管理工作信息化水平和办事效率,切实方便广大教职工,学校内控体系建设委员会工作办公室(以下简称“内控办”)于2018年5月21日正式启动合同管理信息系统(以下简称“合同系统”)。作为学校首批实现线上“拟定-申请—审核—审批”功能的经济业务信息系统,合同系统上线运行标志着学校合同管理实现了管理制度化、制度流程化、流程信息化的目标。

    合同系统的构建过程是在学校内控体系建设的整体思路下进行的,学校在内控体系建设初期就明确了以信息化建设固化内控体系的工作方案,按照“以预算管理为主线,以资金管控为核心,以合同管理为重点,以信息化建设为手段”的基本思路进行内控信息系统建设,消除信息孤岛,保证学校内控规范有效落地。自学校合同管理办法及实施细则下发后,内控办同时启动了合同管理信息系统的建设工作,在国内高校尚无成熟经验可借鉴的环境下,克服重重困难,广泛开展调研论证,积极推进建设方案。系统由内控办与西安汇智信息科技有限公司(以下简称“汇智公司”)共同设计开发,期间内控办召集校内相关业务部门和学院召开9次对接会,明确合同系统建设需求;因需要将合同管理全流程固化在系统中,流程线上设计难度大,审批角色设置要求高,为此内控办共与汇智公司技术人员反复沟通百余次,设计、对接、修改功能,同时合同系统也多次广泛征求相关业务部门和学院的意见建议,以保障最佳用户需求和用户体验,实现线上审批流畅。合同系统在完成校内预验收后对人员角色进行了初始化设置,并在全校范围举办了三期系统培训会,保证系统上线运行的有效实施。

    合同系统主要涵盖合同分类及模板管理、合同文本信息录入、合同线上审核、生成及下载合同文本及审核单、合同验收及归档、合同变更及纠纷处理、合同统计分析等功能。因涉及合同法律效力问题,合同签字及盖章仍在线下进行。随着合同系统建设工作的推进,后续将不断扩充业务,丰富流程内容及功能模块。

    合同系统的上线运行做到了将“放管服”理念落到工作实处,实现了学校合同全生命周期的信息化管理,保证了内控体系建设中合同管理规范化与可操作化的有效落地,审核审批环节由电子化代替人工纸质跑签的模式,便捷服务于广大教职工,进一步提高了内部管理效能与效率,全面提升学校合同管理业务操作的规范性及管理监控的有效性。

 
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